Papua No. 1 News Portal | Jubi
Jayapura, Jubi – Dinas Perspustakaan dan Kearsipan Kota Jayapura selama ini belum melakukan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena terkendala regulasi atau aturan hukum yang berlaku. Padahal penyelenggaraan penyusutan arsip, memerlukan Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menentukan tindak lanjut terhadap arsip yang akan disusutkan.
“Mau tarik arsip dari semua OPD harus disusun dulu Peraturan Wali Kota (Perwal), daya lakunya dari OPD, kalau sudah tidak aktif maka ditarik dari aktif ke inaktif,” kata Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Jayapura, Amos Solossa di Kantor Wali Kota Jayapura, Selasa (19/2/19).
Menurut Solossa, maksud dan pengelolaan kearsipan agar terdata dan terekamnya informasi yang terkandung dalam arsip, tersedianya daftar arsip untuk penemuan kembali, terciptanya ruang penyimpanan arsip yang bersih, sehat dan nyaman serta tersusun rapi sesuai dengan kaidah kearsipan.
“Setelah ditarik, dilakukan lagi penilaian, apakah dimusnahkan, apakah masuk dalam arsip yang tidak dimusnakan sepeti arsip pengadaan tanah,” ujarnya.
Solossa mencontohkan, retensi arsip atau masa berlakunya arsip yang sudah ditentukan OPD, misalnya 10 tahun, kalau sudah selesai maka ditarik oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Tahun ini kami dorong peraturan Wali Kota untuk penyusunan retensi arsip karena terkait hasil audit dari pusat berkaitan dengan dasar hukum, kelembagaan, fasilitas dan program belum jelas. Kalau mau tarik harus tau dulu jangka waktunya,” imbuhnya.
Sementara, Kepala Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Daerah (BPKAD) Kota Jayapura, Adolf Siahay mengatakan, JRA yang berlaku dalam lingkungan Kementerian Keuangan diatur dalam keputusan Menteri Keuangan Nomor 1200/KM.1/2009 tentang JRA Substansif DJKN.
“JRA Subtansif antara lain yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi pada seksi pengelolaan kekayaan negara, seksi piutang negara, seksi pelayanan lelang dan seksi penilaian,” ungkapnya.
Menurut Siahay, jangka penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
“JRA ini sangat penting agar arsip penting dapat disimpan dengan baik sehingga bila waktunya dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah karena penyimpanannya sesuai dengan jenis-jenis arsip,” ungkapnya. (*)
Editor : Edho Sinaga
